Organisasi dan Manajemen

Adapun jenis organisasi yang diterapkan pada PT. Dirgantara Ground Services adalah organisasi garis dan staf (line and staff organization).

Dalam jenis organisasi ini terdapat unity of comman yang berarti setiap seorang bawahan hanya bertanggung jawab pada seorang atasan tertentu, disamping terdapat para ahli yang diperbantukan sebagai staff.

Jenis organisasi ini pada umumnya digunakan oleh organisasi besar yang memiliki daerah kerja yang luas.

Pimpinan tertinggi setelah Dewan Direksi pada organisasi PT. Dirgantara Ground Services adalah Station Manager.

Station Manager adalah pihak yang bertanggung jawab atas segala aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari di Bandara

Kegiatan yang dimaksud adalah ground handling, ramp handling, cargo handling.

Dalam kegiatan sehari-harinya Station Manager dibantu oleh Kepala ground handling service, Kepala cargo handling service di bantu juga oleh customer relations manager, kepala security, secretariat dan juga internal control sebagai staff.

Adapun tugas masing-masing adalah sebagai berikut :

1. Station Manager

  1. Bertanggung jawab atas perencanaan, pengembangan serta pengawasan terhadap masing-masing Kepala Divisi, seperti Kepala Divisi Ground handling Services, Kepala Divisi cargo Handing Services,dan semua Divisi support kepada Presiden Direktur PT. Dirgantara Ground Services serta meminta pertanggung jawaban dari tiap-tiap Kepala Divisi yang ada di perusahaan.
  2. Menetapkan kebijakan-kebijakan untuk mencapai tujuan perusahaan.
  3. Mengontrol dan mengkoordinasi jalannya kegiatan perusahaan dan memberikan wewenang kepada masing-masing bagian.
  4. Menerima berbagai masukan dan laporan yang berkaitan dengan perusahaan.
  5. Mengadakan hubungan dan menjalin kerjasama dengan pihak luar dalam usaha untuk meningkatkan mutu pelayanan perusahaan.

2.   Kepala Divisi Ground Handling Service

Mempunyai tugas pokok sebagai pembantu Station manager dalam pelaksanaan kegiatan dukungan dibidang personil, keuangan, akuntansi, fasilitas dan peralatan untuk kelancaran aktivitas-aktivitas personil PT. Dirgantara Ground Services serta memiliki fungsi sebagai berikut :

  1. Pengendali kegiatan dukungan Ground Handling Aircraft PT. Dirgantara Ground Services.
  2. Merumuskan kebijakan-kebijakan yang menyangkut dukungan Ground Handling Aircraft
  3. Perencanaan dan pembinaan dukungan Ground Handling Aircraft

3.   Kepala Divisi Cargo Handling Service

Mempunyai tugas pokok membantu Station manager dalam pelaksanaan loading/unloading kargo bagasi serta penanganan ULD serta memiliki fungsi yaitu :

  1. Pengkoordinasian penanganan bagasi penumpang
  2. Pengkoordinasian penanganan loading/unloading kargo dan bagasi.
  3. Pengkoordinasian penyerahan tenaga operator di ramp dan break down area.
  • Pengkoordinasian pengambilan dan penyerahan dokumen ekspor/impor.
  • Pelaksanaan koordinasian manajemen ULD’s bersama PT. Dirgantara Ground Services

4.   Customer Relation Manager

Menjalin komunikasi dengan pelanggan PT. Dirgantara Ground Services, dalam hal ini adalah perusahaan penerbangan dan para penumpang yang menjadi pelanggan perusahaan penerbangan.

  1. Model Pendapatan
    1. Kontrak Jangka Panjang : Kerjasama eksklusif/non-eksklusif dengan maskapai
    1. Pay-per-use (Adhoc) : Layanan per Penerbangan.
    1. Diversifikasi : Layanan VIP/Premium, Penanganan Cargo Khusus (Dangerous Goods, Perishable).
  2. Strategi Penjualan :
    1. Pendekatan Langsung ke maskapai ( Domestik dan internasional), penawaran Harga kompetitif, dan
    1. perjanjian tingkat layanan ( Service Level Agreement-SLA) yang tinggi.
    1. Target Pasar : Maskapai Domestik Low-Cost Carrier (LCC) atau Maskapai internasional yang belum memiliki penyedia layanan GH sendiri.
    1. Strategi Diferensiasi : apa yang membuat perusahaan anda berbeda? (Misalnya, Fokus pada On- Time Performance (OTP) yang lebih tinggi, telnologo digitalisasi ramp operasion, atau layanan cargo handling khusus).
  3. Analisis Industri Penerbangan :
    1. Tren Pasar : Pertumbuhan lalu lintas udara domestic dan internasional di bandara adalah Target
    1. Analisis Kompetitor : Identifikasi pesaing utama, jadikan mereka sebagai mitra dalam melayani customer

5. Secretariat

  1. Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugas yang erat kaitannya dengan administrasi perusahaan dan menyimpan segala arsip atau hal-hal yang dianggap rahasia dan penting bagi perusahaan.
  2. Menyusun, mengeluarkan dan menerima surat-surat keluar dan surat-surat masuk untuk perusahaan, menyimpan data-data, mencatat janji-janji dengan relasi serta menerima telepon untuk station manager.

6. Internal Control

Bertugas untuk menjaga dan mengawasi jalannya kegunaan internal (dalam) perusahaan seperti : Ground Handling, general (umum) dan operation control.

7. Security, Kualitas, Keamanan, dan Keselamatan (Qality, Safety, & Seurity)

  • SOP : Penyusunan Standard Operating Prosedures yang ketat dan mengacu pada standar IATA (AHM) dan Regulasi Nasional.
  • Pelatihan (Training) : Program pelatihan intensif dan sertifikasi berkelanjutan untuk personal Ground Handling (Termasuk simulasi keadaan darurat).
  • Kepatuhan : Komitmen pada standar AVSEC (Aviation Security) dan Flight Safety.
  • Bertugas untuk menjaga keamanan dan ketertiban seluruhnya Dalam kegiatan sehari-harinya pada bidang kegiatan ground handling, station manager dibantu oleh 3 Officer :

Officer Terminal, Officer Apron, dan Officer auxiliary.

Tugas masing-masing Officer adalah :

1.      Officer Terminal (passenger handling services)

Yaitu divisi yang bertanggung jawab atas kelancaran lalu lintas penumpang dan bagasi baik keberangkatan ataupun kedatangan. Terdiri dari beberapa departemen, yaitu :

  1. Ticketing department, yaitu unit kerja yang melayani pembelian tiket dan masalah-masalah yang berkaitan dengan tiket penumpang dari beberapa airlines yang dilayaninya serta reservasi.
  2. Terminal departure, terdiri dari :
    1. Check-in counter

Merupakan unit kerja yang tugasnya memeriksa tiket penumpang, passport, menimbang bagasi, mengeluarkan boarding pass, menyediakan kebutuhan penumpang dan lain-lain. Beberapa hal yang perlu dipersiapkan oleh staf check-in counter adalah label tag, seperti priority tag, fragile tag, checked baggage tag, group tag, name tag, airport tax, boarding passdan pax manifest.

  • Administrasi (filight document)

Merupakan bagian unit kerja yang menangani penyediaan dokumen-dokumen penerbangan setiap airline yang akan berangkat dan mengambil dokumen-dokumen tersebut pada saat kedatangan pesawat.

Dokumen-dokumen yang harus dibawa ke negara lain antara lain :

passenger manifest/daftar nama penumpang yang akan berangkat serta tempat duduk, general declaration (GENDEC) yang disahkan oleh pihak imigrasi, seat plan dan dokumen lain yang telah diperiksa.

  • Service department

Merupakan unit kerja yang memberikan pelayanan untuk keberangkatan dan kedatangan penumpang serta hal-hal lainnya yang dibutuhkan penumpang, seperti unaccompanied minor (UM), mother with child/infant, wheelchair, stretcher case dan lainnya.

  • Boarding gate

Unit kerja ini bertugas memeriksa dokumen penumpang yang akan memasuki ruang tunggu seperti boarding pass dan passport apakah sama dengan check-in counter

Petugas sudah harus berada di gate keberangkatan selama dua jam sebelum keberangkatan.

  • Alpha bravo (baggage handling)

Unit kerja ini menangani bagasi penumpang pada saat keberangkatan dan kedatangan sesuai dengan tujuan maskapai penerbangan masing-masing dan menyortir semua barang baik yang datang maupun yang akan diberangkatkan.

Tujuan menyortir atau memilih barang tersebut adalah untuk memudahkan petugas baik pada airport tujuan maupun transit, agar barang-barang tersebut tidak salah bongkar yang dapat mengakibatkan klaim dari penumpang.

  • Lost and found (LL)

Unit kerja ini bertugas untuk memonitor bagasi-bagasi yang berada di conveyor belt dan memberikan bantuan bila ada penumpang yang bagasinya hilang atau rusak.

2.      Officer Apron (aircraft handling services)

Yaitu divisi yang menangani kegiatan operasional pesawat udara, baik mendarat (landing) maupun lepas landas (take-off). Divisi ini terdiri dari :

  1. Operation department

Departemen ini mengkoordinir semua unit kerja untuk memenuhi semua kebutuhan akan kedatangan dan keberangkatan pesawat sesuai dengan jadwal penerbangannya (flightschedule).

  • Loading-unloading department

Adalah unit kerja yang bertugas untuk bongkar muat bagasi, kargo dan mail, agar terciptanya balanced load dengan perencanaan dan kontrol yang cermat dan tepat.

  • Load control department

Adalah unit kerja yang bertugas membuat load sheet yang akurat untuk menghitung ketepatan weight and balancedari pesawat yang merupakan faktor terpenting untuk keselamatan penumpang.

  • Ramp control department

Adalah unit kerja yang menyediakan semua peralatan yang mendukung loading-unloading

bagasi, kargo dan mail seperti high loader, Maindeck loader, passenger step, GPU, air condition Unit, pallet, dolly dan lain-lain.

  • SOP : Detil Prosedur Operasional untuk setiap layanan sesuai standar IATA dan Bandara.
    • Turnaround Time ( TAT ) Target : Target waktu pengerjaan setiap Pesawat ( kunci OTP )

– Kebutuhan peralatan ( GSE – Ground Support Equipment ) :

. Wajib : Push Back/Towing Tractor, Belt Loader, Dollies, High Lift Loader, Baggage Coveyor.

. Investasi Teknologi : Sistem A-CDM ( Airport Collaborative Decision Making ), predictive maintenance untuk GSE.

. Strategi pengadaan : Beli baru, bekas, atau sewa (Leasing)

3. Officer Auxiliary

Yaitu divisi yang bertanggung jawab untuk Menangani, Outsourcing, Pembangunan sipil, Perdagangan, Perindustrian, Angkutan dan Perbengkelan. Kepala divisi ini membawahi Proyek yang sedang di tangani melalui tender atau penunjukan langsung, Proyek tersebut dari perusahaan Swasta maupun Pemerintah.

8. Analisis Keuangan (Financial Analysis)

  1. Proyeksi Pendapatan : Perkiraan jumlah Penerbangan Charter Flight yang akan ditangani di tahun 2026 perbulannya 15-25 Flight berdasarkan target Maskapai dan penetapan harga.
  2. Proyeksi Biaya :
    1. Asumsi Keuangan : ( Tarif layanan per tipe pesawat, perkiraan jumlah penerbangan/hari, biaya bahan bakar).
    1. Kebutuhan Investasi ( Capital Expenditure-CAPEX : pembelian GSE, system IT, dan biaya perizinan
    1. Biaya Operasional ( Operating Expenditure-OPEX) : Gaji personal, biaya pemeliharaan GSE, biaya sewa lahan/kantor di bandara, biaya utilitas.
  3. Metrik Keuangan Kunci :

. Break-Even Point (BEF) Proyek Keuangan Minimal 5 Tahun

. Returne on Invesment (ROI) Pengembalian Modal Minimal 5 Tahun

. Laporan Arus Kas Proyeksi (Projected Cash Flow)

. Laporan Laba Rugi (Income Statement)

. Neraca (Balance Sheet)